Datenschutz- und Cookie-Erklärung Protinus IT

Protinus IT B.V. (im Folgenden: Protinus) betreibt die folgenden Websites, nämlich eine allgemeine Website (www.protinus.nl), einen Webshop (www.itshop.nl) und ein Online-Kundenportal (www.nexusonline.nl). Im Rahmen der von uns angebotenen Dienstleistungen verarbeiten wir personenbezogene Daten. In dieser Datenschutzerklärung und Cookie-Erklärung erfahren Sie, welche personenbezogenen Daten wir von Ihnen auf diesen Websites verarbeiten und was wir damit tun.

Unsere Datenschutzerklärung und Cookie-Richtlinie in Kürze
Der Schutz Ihrer Daten ist uns sehr wichtig. Wir halten uns daher an die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Das bedeutet, dass wir:

• Unsere Zwecke vor der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in dieser Datenschutzerklärung und Cookie-Richtlinie klar festlegen.
• So wenig personenbezogene Daten wie möglich speichern und nur die Daten, die für unsere Zwecke erforderlich sind.
• ausdrücklich um Ihre Zustimmung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bitten, falls eine Zustimmung erforderlich ist.
• die erforderlichen Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten treffen. Wir legen diese Verpflichtungen auch den Parteien auf, die personenbezogene Daten für uns verarbeiten.
• Ihre Rechte respektieren, wie z. B. das Recht auf Einsicht, Berichtigung oder Löschung Ihrer bei uns verarbeiteten personenbezogenen Daten.

Zu welchen Zwecken verwenden wir Ihre personenbezogenen Daten?
Wir erfassen verschiedene personenbezogene Daten von Ihnen. Für jeden Zweck geben wir an, welche Daten wir von Ihnen erfassen, zu welchem Zweck wir diese Daten verarbeiten und wie lange sie gespeichert werden. Wenn Sie Fragen haben oder wissen möchten, welche Daten wir genau von Ihnen speichern, wenden Sie sich bitte an uns. Die Kontaktdaten finden Sie am Ende dieser Datenschutz- und Cookie-Erklärung.

Kontakt und Beschwerdebearbeitung
Wenn Sie uns eine E-Mail senden, das Kontaktformular auf der Website ausfüllen, uns telefonisch kontaktieren oder auf andere Weise mit uns in Kontakt treten, nehmen Sie unser Angebot zur Kontaktaufnahme an (berechtigtes Interesse und/oder Erfüllung des Vertrags).

Zu diesem Zweck verarbeiten wir die folgenden personenbezogenen Daten:

• Name
• Geschäftliche Informationen (wenn Sie aus geschäftlichen Gründen Kontakt aufnehmen)
• Kontaktdaten (E-Mail-Adresse und Telefonnummer)
• Eventuelle Informationen, die Sie selbst als Inhalt einer Nachricht eingeben

Wir speichern diese Kontaktmomente mit den von Ihnen angegebenen personenbezogenen Daten, um den Kontakt herzustellen und gegebenenfalls Ihre Beschwerde zu bearbeiten. Wir speichern diese Informationen so lange, wie es für diesen Kontakt erforderlich ist, oder bis zu maximal 2 Jahre nach unserem letzten Kontakt mit Ihnen, da wir sicherstellen möchten, dass wir Ihre Frage oder Beschwerde ordnungsgemäß bearbeitet haben.

Verwendung personenbezogener Daten bei Bestellungen und Kundenkonten
Wenn Sie als Kunde unseren Webshop oder unser Kundenportal nutzen, verarbeiten wir personenbezogene Daten, um Ihre Bestellungen korrekt abzuwickeln und Ihnen Zugang zu Ihrem Konto zu gewähren. Wir verarbeiten auch Daten, wenn Sie eine Bestellung zurücksenden.

Zwecke der Verarbeitung:

• Erstellung eines Kundenkontos
• Aufgabe, Bearbeitung und Lieferung von Bestellungen
• Anzeige des Bestellstatus
• Bearbeitung von Rücksendungsanfragen (RMA)
• Kundenkontakt und Dienstleistungserbringung

Personenbezogene Daten, die wir verarbeiten:
Je nach dem spezifischen Zweck verarbeiten wir (einen Teil) der folgenden Daten:

• Vor- und Nachname
• Anrede
• Firmenname und Protinus-Kundennummer
• Adressdaten (Adresse, Hausnummer, Postleitzahl, Ort)
• Kontaktdaten (E-Mail-Adresse, Telefonnummer, ggf. Faxnummer)
• Geburtsdatum
• Zahlungs- und Rechnungsdaten
• Bestell- und Produktdaten (z. B. Artikelnummer, Beschreibung der Reklamation, Seriennummer)
• IP-Adresse und Kontodaten
• Ihre Referenz und Inhalt von Nachrichten
• Eventuelle zusätzliche Informationen, die für die Ausführung des Vertrags erforderlich sind

Grundlagen für die Verarbeitung:

• Die Ausführung des Vertrags mit Ihnen
• Unser berechtigtes Interesse an der Erbringung von Dienstleistungen (z. B. bei RMAs)
• Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen (z. B. steuerliche Aufbewahrungsfristen)

Wir speichern Ihre Daten, solange Sie Kunde bei uns sind und solange dies für die Erbringung unserer Dienstleistungen erforderlich ist, unter Beachtung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (z. B. für Rechnungen und Garantieabwicklung). Danach werden Ihre Daten sicher gelöscht.

Ihre Daten werden nicht an Dritte weitergegeben, es sei denn, dies ist für die Erfüllung des Vertrags erforderlich (z. B. an Lieferanten bei der Abwicklung von Rücksendungen).

Zufriedene Kunden
Auf unserer Website werden Erfahrungsberichte zufriedener Kunden und Partner mit Fotos gezeigt. Dieses Bildmaterial kann von uns oder von unseren verschiedenen Geschäftspartnern produziert werden.

Zu diesem Zweck verarbeiten wir die folgenden personenbezogenen Daten:

• Name
• Bildmaterial
• Alle Informationen, die Sie in Bildmaterial (Fotos) über sich selbst preisgeben
• Alle Informationen, die Sie selbst als Inhalt einer Nachricht eingeben

Dies tun wir auf der Grundlage Ihrer Einwilligung, die Sie uns erteilt haben. Wir speichern diese Informationen, bis Sie Ihre Einwilligung widerrufen. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen, indem Sie sich mit uns in Verbindung setzen.

Kooperationspartner werden
Möchten Sie Ihr Unternehmen bei den Besuchern unserer Website bekannt machen? Dann können Sie Ihr Unternehmen über unser Netzwerk bewerben (Ausführung des Vertrags).

Zu diesem Zweck verarbeiten wir folgende personenbezogene Daten:

• Anrede
• Name und Kontaktdaten der Kontaktperson
• Funktion
• Geschäftliche Daten
• Adressdaten
• Rechnungsdaten
• Eventuelle Informationen, die Sie selbst als Inhalt einer Nachricht eingeben

Wir speichern diese Daten für die Dauer der Zusammenarbeit oder 2 Jahre, nachdem Sie angegeben haben, Kooperationspartner werden zu wollen. Einige Daten speichern wir länger, wenn wir dazu gesetzlich verpflichtet sind (z. B. aufgrund der steuerlichen Aufbewahrungspflicht von 7 Jahren).

Newsletter
Wir versenden regelmäßig per E-Mail einen Newsletter mit Aktionen, Rabatten, den neuesten Produkten und weiteren Informationen von Protinus. Auf der Grundlage Ihres Kontos und Ihrer Interaktion mit unseren Newslettern (z. B. durch Anklicken von Links) können wir Ihnen personalisierte Nachrichten zusenden.

Zu diesem Zweck verarbeiten wir die folgenden personenbezogenen Daten:

• Anrede
• Vor- und Nachname,
• E-Mail-Adresse und
• Informationen über Ihr Klickverhalten innerhalb des Newsletters.

Wir speichern Ihre Daten, bis Sie sich von unserem Newsletter abmelden. Wenn Sie den Newsletter nicht mehr erhalten möchten, können Sie sich jederzeit über den Link am Ende des Newsletters abmelden.

Sparberatung
Auf unserer Website itshop.nl bieten wir Ihnen die Möglichkeit, über ein Formular Kontakt mit Protinus IT aufzunehmen, um eine unverbindliche Sparberatung zu erhalten. Dabei können Sie angeben, dass Sie an einer unserer Dienstleistungen interessiert sind, beispielsweise im Bereich intelligenter Vertragsformen, marktkonformer Lösungen oder nachhaltiger IT-Produkte.

Zu diesem Zweck verarbeiten wir die folgenden personenbezogenen Daten:

• Name Ihrer Organisation
• Anrede
• Vor- und Nachname
• Adressdaten (Adresse, Postleitzahl und Ort)
• Telefonnummer
• Faxnummer (falls angegeben)
• E-Mail-Adresse
• Ihre Einsparungsziele / Anmerkungen

Wir verarbeiten diese Daten auf der Grundlage unseres berechtigten Interesses, unsere Dienstleistungen anzubieten und zu verbessern, sowie – falls zutreffend – auf der Grundlage Ihrer Einwilligung. Ihre Daten werden nicht für andere Zwecke verwendet und nicht an Dritte weitergegeben, es sei denn, dies ist für die Erbringung der angeforderten Dienstleistung erforderlich.

Wir speichern Ihre Daten nicht länger, als es für den Zweck, für den sie erhoben wurden, erforderlich ist, es sei denn, wir sind gesetzlich zu einer längeren Speicherung verpflichtet.

Arbeiten bei Protinus
Haben Sie sich auf eine unserer Stellenanzeigen beworben oder eine Initiativbewerbung eingereicht? Dann verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, um Ihre Bewerbung bearbeiten zu können und um den möglichen Abschluss eines Arbeitsvertrags vorzubereiten.

Zu diesem Zweck verarbeiten wir die folgenden personenbezogenen Daten:

• Vor- und Nachname
• Adressdaten (Adresse, Hausnummer und Postleitzahl)
• Kontaktdaten (E-Mail-Adresse und Telefonnummer)
• Lebenslauf
• Motivationsschreiben
• Passfoto
• Gehaltsvorstellung
• Referenzen
• Sonstige Informationen, die Sie Ihrer Bewerbung beifügen

Wir speichern Ihre Bewerbungsdaten bis zu 4 Wochen nach Besetzung der Stelle. Wir speichern diese Daten, damit wir Sie kontaktieren können, falls die Stelle innerhalb der Probezeit erneut frei wird. Wenn wir Ihnen derzeit keine Stelle anbieten können, können wir – mit Ihrer Zustimmung – die Bewerbungsdaten noch ein weiteres Jahr lang speichern. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen, indem Sie uns eine E-Mail senden. Wenn Sie bei uns anfangen zu arbeiten, speichern wir Ihre Bewerbungsdaten in der Personalakte. Diese Akte wird so lange wie nötig aufbewahrt, wobei die Bewerbungsdaten maximal 2 Jahre nach Ihrem Eintritt in das Unternehmen gespeichert werden.

Wann können wir Ihre personenbezogenen Daten an Dritte weitergeben?
Protinus gibt Ihre Daten nur dann an Dritte weiter, wenn dies nach geltendem Recht zulässig ist. Es kann vorkommen, dass wir Ihre personenbezogenen Daten an Dritte weitergeben, weil:

• wir sie mit der Verarbeitung bestimmter Daten beauftragt haben;
• wir dafür eine gesetzliche Grundlage haben;
• wir gesetzlich dazu verpflichtet sind (z. B. wenn die Polizei dies bei Verdacht auf eine Straftat verlangt).

Die Parteien, die in unserem oder Ihrem Auftrag personenbezogene Daten verarbeiten, sind:

• IT-Lieferanten und -Dienstleister
• Hosting-Anbieter
• Cookie-Dienstleister
• Zahlungsdienstleister und Inkassobüros
• Marketingunternehmen
• Partner
• Externe Berater und Vermittler
• Behörden (u. a. Finanzamt, Gemeinden)

Internationale Übermittlung personenbezogener Daten
Einige unserer Lieferanten befinden sich außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR). Bei der Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an diese Parteien treffen wir geeignete Vorkehrungen zum Schutz Ihrer Privatsphäre.

Die Europäische Kommission hat für 15 Länder eine Angemessenheitsentscheidung getroffen. Auf der Grundlage einer Angemessenheitsentscheidung können personenbezogene Daten sicher aus dem EWR an Unternehmen in diesen Ländern übermittelt werden, ohne dass zusätzliche Datenschutzgarantien erforderlich sind.

Wenn wir Daten an Unternehmen in anderen Ländern ohne Angemessenheitsentscheidung (oder an US-Unternehmen, die nicht unter das EU-US-Datenschutzrahmenwerk fallen) weitergeben, ergreifen wir zusätzliche Schutzmaßnahmen in Form von sogenannten angemessenen Garantien. Das bedeutet, dass wir zusätzliche Maßnahmen zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ergreifen. Dazu verwenden wir unter anderem Standardvertragsklauseln („SCCs“).

Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten auf der Grundlage von SCCs an Parteien außerhalb des EWR weitergeben, haben Sie die folgenden Rechte:

• Informationen über die Weitergabe anfordern, einschließlich einer Kopie der SCCs.
• Sowohl uns als auch die empfangende Partei um Informationen bitten.
• Beschwerden bei der empfangenden Partei, der Datenschutzbehörde, einem zuständigen Gericht im EWR oder einer unabhängigen Schlichtungsstelle einreichen.
• Bei Verstößen gegen die SCCs Schadenersatz verlangen.

Diese Rechte gelten zusätzlich zu Ihren allgemeinen Datenschutzrechten gemäß der DSGVO.

Diese Datenschutz- und Cookie-Erklärung gilt ausschließlich für die Dienste von Protinus und nicht für andere Websites, die über unsere Website zugänglich sind.

Social-Media-Buttons
Auf unserer Website verwenden wir Social-Media-Buttons, die Sie zu LinkedIn weiterleiten. Dadurch haben Sie die Möglichkeit, uns zu folgen und Inhalte innerhalb des Netzwerks zu teilen. Außerdem werden Ihnen auf Ihrer Social-Media-Seite Werbeanzeigen angezeigt. Die Buttons funktionieren aufgrund von Code-Schnipseln, die von LinkedIn stammen. Wenn Sie wissen möchten, wie LinkedIn mit Ihren personenbezogenen Daten umgeht, lesen Sie bitte die Datenschutzerklärung von LinkedIn.

Cookies
Auf unseren Websites verwenden wir ausschließlich funktionale Cookies von uns selbst und von Dritten. Cookies sind kleine Informationsdateien, die beim Besuch einer Website automatisch auf dem Gerät (z. B. PC, Tablet oder Smartphone) des Besuchers gespeichert oder von diesem gelesen werden können. Dies geschieht über den Webbrowser auf dem Gerät. Für diese Cookies benötigen wir keine Zustimmung.

Wie werden Ihre personenbezogenen Daten geschützt?
Die Sicherheit personenbezogener Daten ist für uns von großer Bedeutung. Wir ergreifen daher geeignete technische und organisatorische Maßnahmen in Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten, um diese vor Verlust oder jeglicher Form der unrechtmäßigen Verarbeitung (wie unbefugte Kenntnisnahme, Beeinträchtigung, Änderung oder Weitergabe der personenbezogenen Daten) zu schützen. Wir passen die Sicherheitsmaßnahmen ständig an und achten genau darauf, was schiefgehen kann.

Welche Datenschutzrechte haben Sie?

• Recht auf Einsicht: Sie haben das Recht, die von uns über Sie verarbeiteten personenbezogenen Daten einzusehen.
• Recht auf Berichtigung: Sie haben das Recht, die von uns über Sie verarbeiteten personenbezogenen Daten zu korrigieren oder zu ergänzen, wenn diese unrichtig oder unvollständig sind.
• Widerspruchsrecht: Sie können der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten widersprechen, einschließlich der Verarbeitung für Direktmarketingzwecke.
• Recht auf Löschung: Sie können uns auffordern, Ihre personenbezogenen Daten zu löschen.
• Recht auf Widerruf Ihrer Einwilligung: Wenn Sie uns die Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten erteilt haben, können Sie diese Einwilligung jederzeit widerrufen.
• Recht auf Datenübertragbarkeit: Soweit technisch möglich, haben Sie das Recht, die von uns über Sie verarbeiteten personenbezogenen Daten an einen Dritten übertragen zu lassen.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: In bestimmten Fällen können Sie uns auffordern, die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten (vorübergehend oder dauerhaft) einzuschränken.

Bei Ihrer Anfrage können wir Sie bitten, sich zu identifizieren. Wir fragen Sie dazu nach Informationen, um sicherzustellen, dass Sie die richtige Person sind, zu der die personenbezogenen Daten gehören.

Wir werden Ihrer Anfrage grundsätzlich innerhalb von 30 Tagen nachkommen. Diese Frist kann jedoch aus Gründen, die mit den spezifischen Datenschutzrechten oder der Komplexität der Anfrage zusammenhängen, verlängert werden. Wenn wir diese Frist verlängern, werden wir Sie rechtzeitig darüber informieren.

Wenn Sie eines Ihrer Rechte ausüben möchten, können Sie dies über info@protinus.nl mitteilen.

Änderungen der Datenschutzerklärung
Wenn sich unsere Dienstleistungen ändern, müssen wir natürlich auch die Datenschutzerklärung anpassen. Achten Sie daher immer auf das Datum oben in diesem Dokument und überprüfen Sie regelmäßig, ob es neue Versionen gibt.

Fragen oder Beschwerden einreichen
Wenn Sie Fragen haben oder eine Beschwerde über die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten einreichen möchten, senden Sie bitte eine E-Mail an info@protinus.nl. Wir bearbeiten jede Frage und Beschwerde intern und kommunizieren dies mit Ihnen. Wenn Sie der Meinung sind, dass wir Ihnen nicht in angemessener Weise helfen, haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde einzureichen. Diese heißt Autoriteit Persoonsgegevens.

Kontaktdaten
Protinus IT B.V.
Waterveste 1
3992 DB Houten

E-Mail-Adresse: info@protinus.nl
Telefon: 030 7440744
Handelskammer-Nummer: 51121107