Protinus IT B.V. (ci-après : Protinus) dispose des sites web suivants, à savoir un site web général (www.protinus.nl), une boutique en ligne (www.itshop.nl) et un portail client en ligne (www.nexusonline.nl ). Dans le cadre des services que nous proposons, nous traitons des données à caractère personnel. La présente déclaration de confidentialité et d’utilisation des cookies vous informe sur les données à caractère personnel que nous traitons sur ces sites web et sur l’utilisation que nous en faisons.
Notre déclaration de confidentialité et de cookies en bref
Nous accordons une grande importance à votre vie privée. Nous respectons donc le Règlement général sur la protection des données (RGPD). Cela signifie que nous:
- Définissons clairement nos objectifs avant de traiter vos données à caractère personnel, via la présente déclaration de confidentialité et de cookies.
- Stockons le moins de données à caractère personnel possible et uniquement celles qui sont nécessaires à nos objectifs.
- demandons explicitement votre consentement pour le traitement de vos données personnelles, si celui-ci est obligatoire.
- prenons les mesures de sécurité nécessaires pour protéger vos données personnelles. Nous imposons également ces obligations aux parties qui traitent des données personnelles pour notre compte.
- respectons vos droits, tels que le droit d’accès, de rectification ou de suppression de vos données personnelles que nous traitons.
À quelles fins utilisons-nous vos données à caractère personnel ?
Nous obtenons différentes données à caractère personnel vous concernant. Pour chaque finalité, nous indiquons les données que nous obtenons de vous, la finalité pour laquelle nous traitons ces données et la durée pendant laquelle elles sont conservées. Si vous avez des questions ou souhaitez savoir exactement quelles données nous conservons à votre sujet, veuillez nous contacter. Nos coordonnées figurent au bas de la présente déclaration de confidentialité et de cookies.
Contact et traitement des réclamations
Lorsque vous nous envoyez un e-mail, remplissez le formulaire de contact sur le site web, nous contactez par téléphone ou nous contactez d’une autre manière, vous acceptez notre offre de nous contacter (intérêt légitime et/ou exécution du contrat).
À cette fin, nous traitons les données à caractère personnel suivantes :
- Nom
- Informations professionnelles (si vous nous contactez à des fins professionnelles)
- Coordonnées (adresse e-mail et numéro de téléphone)
- Toute information que vous fournissez vous-même dans le contenu d’un message
Nous enregistrons ces contacts avec les données à caractère personnel que vous nous avez fournies afin de pouvoir vous contacter et, le cas échéant, traiter votre réclamation. Nous conservons ces informations aussi longtemps que nécessaire pour ce contact ou jusqu’à deux ans maximum après notre dernier contact avec vous, car nous voulons nous assurer que nous avons bien traité votre question ou votre réclamation.
Utilisation des données personnelles pour les commandes et les comptes clients
Lorsque vous utilisez notre boutique en ligne ou notre portail client en tant que client, nous traitons vos données personnelles afin de traiter correctement vos commandes et de vous donner accès à votre compte. Nous traitons également vos données lorsque vous retournez une commande.
Finalités du traitement :
- Création d’un compte client
- Passation, traitement et livraison des commandes
- Affichage du statut de la commande
- Traitement des demandes de retour (RMA)
- Contact avec le client et prestation de services
Données à caractère personnel que nous traitons :
En fonction de la finalité spécifique, nous traitons (une partie des) données suivantes :
- Prénom et nom
- Formule d’appel
- Nom de l’entreprise et numéro de client Protinus
- Coordonnées (adresse, numéro, code postal, ville)
- Coordonnées (adresse e-mail, numéro de téléphone, éventuellement numéro de fax)
- Date de naissance
- Données de paiement et de facturation
- Données relatives à la commande et au produit (par exemple, numéro d’article, description de la réclamation, numéro de série)
- Adresse IP et données de compte
- Votre référence et le contenu des messages
- Toute information supplémentaire nécessaire à l’exécution du contrat
Bases du traitement :
- L’exécution du contrat conclu avec vous
- Notre intérêt légitime à fournir un service (comme dans le cas des RMA)
- Le respect des obligations légales (telles que les délais de conservation fiscaux)
Nous conservons vos données tant que vous êtes client chez nous et tant que cela est nécessaire à l’exécution de nos services, dans le respect des délais de conservation légaux (par exemple pour les factures et le traitement des garanties). Vos données sont ensuite supprimées en toute sécurité.
Vos données ne sont pas partagées avec des tiers, sauf si cela est nécessaire pour l’exécution du contrat (par exemple avec des fournisseurs dans le cadre d’un retour).
Clients satisfaits
Notre site web présente des témoignages de clients et de partenaires satisfaits, accompagnés de photos. Ces images peuvent être produites par nous ou par nos différents partenaires commerciaux.
À cette fin, nous traitons les données à caractère personnel suivantes :
- Nom
- Images
- Toutes les informations que vous divulguez à votre sujet dans les images (photos)
- Toutes les informations que vous remplissez vous-même dans le contenu d’un message
Nous le faisons sur la base du consentement que vous nous avez donné. Nous conservons ces informations jusqu’à ce que vous retiriez votre consentement. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en nous contactant.
Devenir partenaire
Vous souhaitez faire connaître votre entreprise aux visiteurs de notre site web ? Vous pouvez alors promouvoir votre entreprise via notre réseau (exécution du contrat).
À cette fin, nous traitons les données à caractère personnel suivantes :
- Formule d’appel
- Nom et coordonnées de la personne de contact
- Fonction
- Données commerciales
- Coordonnées
- Données de facturation
- Toute information que vous fournissez vous-même dans le contenu d’un message
Nous conservons ces données pendant la durée de la collaboration ou pendant 2 ans après que vous ayez indiqué vouloir devenir partenaire. Nous conservons certaines données plus longtemps si nous y sommes légalement tenus (par exemple en raison de l’obligation fiscale de conservation de 7 ans).
Newsletters
Nous envoyons périodiquement par e-mail une newsletter contenant des promotions, des réductions, les derniers produits et d’autres informations de Protinus. Sur la base de votre compte et de votre interaction avec nos newsletters (comme le fait de cliquer sur des liens), nous pouvons vous envoyer des messages personnalisés.
À cette fin, nous traitons les données à caractère personnel suivantes :
- Formule d’appel
- Prénom et nom
- Adresse e-mail
- Informations sur votre comportement de clic dans la newsletter.
Nous conservons vos données jusqu’à ce que vous vous désabonniez de notre newsletter. Si vous ne souhaitez plus recevoir la newsletter, vous pouvez vous désabonner à tout moment en cliquant sur le lien situé en bas de la newsletter.
Conseils en matière d’économies
Sur notre site web itshop.nl, nous vous offrons la possibilité de contacter Protinus IT via un formulaire pour obtenir des conseils sans engagement en matière d’économies. Vous pouvez indiquer que vous êtes intéressé par l’un de nos services, par exemple dans le domaine des contrats intelligents, des solutions conformes au marché ou des produits informatiques durables.
À cette fin, nous traitons les données à caractère personnel suivantes :
- Nom de votre organisation
- Formule d’appel
- Prénom et nom
- Coordonnées (adresse, code postal et ville)
- Numéro de téléphone
- Numéro de fax (si indiqué)
- Adresse e-mail
- Vos objectifs d’économies / remarques
Nous traitons ces données sur la base de notre intérêt légitime à offrir et à améliorer nos services et, le cas échéant, sur la base de votre consentement. Vos données ne seront pas utilisées à d’autres fins et ne seront pas partagées avec des tiers, sauf si cela est nécessaire pour fournir le service demandé.
Nous ne conservons pas vos données plus longtemps que nécessaire aux fins pour lesquelles elles ont été collectées, sauf si nous sommes légalement tenus de les conserver plus longtemps.
Travailler chez Protinus
Avez-vous répondu à l’une de nos offres d’emploi ou avez-vous envoyé une candidature spontanée ? Dans ce cas, nous traitons vos données à caractère personnel afin de pouvoir examiner votre candidature et en vue de la conclusion éventuelle d’un contrat de travail.
À cette fin, nous traitons les données personnelles suivantes :
- Prénom et nom
- Coordonnées (adresse, numéro et code postal)
- Coordonnées (adresse e-mail et numéro de téléphone)
- Curriculum Vitae
- Lettre de motivation
- Photo
- Indication de salaire
- Références
- Toute autre information que vous joignez à votre candidature
Nous conservons vos données de candidature pendant une durée maximale de 4 semaines après que le poste a été pourvu. Nous conservons ces données afin de pouvoir vous contacter si le poste redevient vacant pendant la période d’essai. Si nous ne sommes pas en mesure de vous proposer un poste à ce moment-là, nous pouvons, avec votre accord, conserver vos données de candidature pendant une année supplémentaire. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en nous envoyant un e-mail. Si vous venez travailler chez nous, nous conservons vos données de candidature dans le dossier du personnel. Ce dossier est conservé aussi longtemps que nécessaire et, en ce qui concerne les données de candidature, jusqu’à 2 ans après votre entrée en fonction.
Quand pouvons-nous partager vos données personnelles avec des tiers ?
Protinus ne partage vos données avec des tiers que lorsque la législation en vigueur le permet. Il peut arriver que nous transmettions vos données personnelles à des tiers, car :
- Nous avons fait appel à eux pour traiter certaines données ;
- Nous avons une base légale pour le faire ;
- Nous y sommes légalement tenus (par exemple, si la police l’exige en cas de suspicion d’infraction pénale).
Les parties qui traitent des données à caractère personnel pour notre compte ou pour votre compte sont :
- Fournisseurs et prestataires de services informatiques
- Hébergeur
- Prestataires de services de cookies
- Prestataires de services de paiement et agences de recouvrement
- Sociétés de marketing
- Partenaires
- Consultants externes et intermédiaires
- Services publics (notamment l’administration fiscale, les communes)
Transfert international de données à caractère personnel
Certains de nos fournisseurs sont situés en dehors de l’Espace économique européen (EEE). Lorsque nous partageons vos données à caractère personnel avec ces parties, nous prenons les mesures de protection appropriées pour protéger votre vie privée.
La Commission européenne a adopté une décision d’adéquation pour 15 pays. Sur la base d’une décision d’adéquation, les données à caractère personnel peuvent être transférées en toute sécurité depuis l’EEE vers des entreprises situées dans ces pays, sans qu’il soit nécessaire de mettre en place des garanties supplémentaires en matière de protection des données.
Lorsque nous partageons des données avec des entreprises situées dans d’autres pays sans décision d’adéquation (ou avec des entreprises américaines qui ne sont pas couvertes par le cadre de protection des données UE-États-Unis), nous prenons des mesures de protection supplémentaires sous la forme de garanties appropriées. Cela signifie que nous prenons des mesures supplémentaires pour protéger vos données personnelles. À cette fin, nous utilisons notamment des clauses contractuelles types (CCT).
Lorsque nous transférons vos données à caractère personnel à des parties situées en dehors de l’EEE sur la base de SCC, vous disposez des droits suivants :
- Demander des informations sur le transfert, y compris une copie des SCC.
- Contacter à la fois notre société et la partie destinataire pour obtenir des informations.
- Déposer une plainte auprès de la partie destinataire, de l’Autorité chargée des données personnelles, d’un tribunal compétent dans l’EEE ou d’un organisme indépendant de règlement des litiges.
- Demander une indemnisation en cas de violation des SCC.
Ces droits s’ajoutent à vos droits généraux en matière de confidentialité en vertu du RGPD.
La présente déclaration de confidentialité et de cookies s’applique exclusivement aux services de Protinus et non aux autres sites web accessibles via notre site web.
Boutons de réseaux sociaux
Sur notre site web, nous utilisons des boutons de réseaux sociaux qui vous redirigent vers LinkedIn. Cela vous donne la possibilité de nous suivre et de partager du contenu au sein du réseau. Vous verrez également des publicités sur votre page de réseau social. Les boutons fonctionnent grâce à des fragments de code provenant de LinkedIn. Si vous souhaitez savoir ce que LinkedIn fait de vos données à caractère personnel, veuillez lire la déclaration de confidentialité de LinkedIn.
Cookies
Sur nos sites web, nous utilisons uniquement des cookies fonctionnels provenant de nous-mêmes et de tiers. Les cookies sont des fichiers d’informations qui peuvent être automatiquement stockés ou lus sur l’appareil (tel qu’un PC, une tablette ou un smartphone) du visiteur lorsqu’il consulte un site web. Cela se fait via le navigateur web de l’appareil. Nous n’avons pas besoin d’autorisation pour ces cookies.
Comment vos données personnelles sont-elles protégées ?
La sécurité des données personnelles est très importante pour nous. Nous prenons donc les mesures techniques et organisationnelles appropriées en ce qui concerne le traitement des données personnelles, afin de prévenir toute perte ou toute forme de traitement illicite (telle que la consultation, la détérioration, la modification ou la divulgation non autorisées des données personnelles). Nous adaptons en permanence la sécurité et sommes attentifs à tout ce qui pourrait mal tourner.
Quels sont vos droits en matière de confidentialité ?
- Droit d’accès : vous avez le droit de consulter les données à caractère personnel que nous traitons à votre sujet.
- Droit de rectification : vous avez le droit de corriger ou de compléter les données à caractère personnel que nous traitons à votre sujet si elles sont incorrectes ou incomplètes.
- Droit d’opposition : vous pouvez vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel, y compris à des fins de marketing direct.
- Droit à l’effacement : vous pouvez nous demander d’effacer vos données à caractère personnel.
- Droit de retirer votre consentement : si vous nous avez donné votre consentement pour traiter des données à caractère personnel, vous pouvez retirer ce consentement à tout moment.
- Droit à la portabilité des données : si cela est techniquement possible, vous avez le droit de faire transférer les données à caractère personnel que nous traitons à un tiers.
Droit à la limitation du traitement : dans certains cas, vous pouvez nous demander de limiter le traitement de vos données à caractère personnel (de manière temporaire ou non).
Lors de votre demande, nous pouvons vous demander de vous identifier. Nous vous demandons des informations à cet effet afin de nous assurer que vous êtes bien la personne à laquelle appartiennent les données à caractère personnel.
En principe, nous répondrons à votre demande dans un délai de 30 jours. Toutefois, ce délai peut être prolongé pour des raisons liées aux droits spécifiques en matière de confidentialité ou à la complexité de la demande. Si nous prolongeons ce délai, nous vous en informerons en temps utile.
Si vous souhaitez exercer l’un de vos droits, vous pouvez le faire savoir via info@protinus.nl.
Modifications de la déclaration de confidentialité
Lorsque nos services changent, nous devons bien sûr également modifier la déclaration de confidentialité. Veuillez donc toujours vérifier la date indiquée en haut de ce document et consulter régulièrement s’il existe de nouvelles versions.
Questions ou réclamations
Si vous avez des questions ou souhaitez déposer une réclamation concernant l’utilisation de vos données à caractère personnel, vous pouvez envoyer un e-mail à info@protinus.nl. Nous traitons chaque question et chaque réclamation en interne et vous en informons. Si vous estimez que nous ne vous aidons pas de manière adéquate, vous avez le droit de déposer une réclamation auprès de l’autorité de contrôle. Celle-ci s’appelle l’Autorité des données à caractère personnel.
Coordonnées
Protinus IT B.V.
Waterveste 1
3992 DB Houten
Adresse e-mail : info@protinus.nl
Téléphone : 030 7440744
Numéro d’enregistrement à la Chambre de commerce : 51121107